學校潛水活動個人資料點處理：由收集到受控傳送

學校潛水活動個人資料點處理，先寫清活動目的。點名只收足夠辨認參加者的資料。每欄都要標明用途和接收者。沒有明確用途的欄位，先不要索取。

主辦老師按活動日期建立清單。可參考香港學校青少年潛水活動整理活動範圍。再向協辦方確認需要哪些欄位。服務查詢不等於資料授權。不要直接交出完整學生紀錄。每類資料都要有明確用途。

身份與聯絡資料分開標示。健康、同意和經驗亦各設欄位。公開點名錶不放健康內容。每類資料指定負責人。收件不等於可查看全文。更新權限也要另列，限制不必要的存取。

合作前先列出各方需要的欄位。分組名單可使用代號。真實身份由指定校方人員保管。交接只提供必要部分。記下資料版本與接收者。若對方用途不明，先停下來詢問。

健康問卷須由本人或監護人如實提供。行政人員只核對收件及轉交。不要從答案推斷能否下水。適合性問題交醫護及教學者處理。行政欄只記必要狀態。敏感全文不放在公開名單。

家長同意書要寫明目的、日期和地點。也要列出參加方式及查詢渠道。教育局指引支持風險評估和出發前簡介。實際期限仍按活動核對。香港公司水肺體驗活動不能直接套用。

收件欄只標示已收或待補。不寫健康或證件細節。補件時個別通知家長。說明缺少哪份資料及用途。再列交回方式和跟進人。不要要求家長把完整附件重貼到羣組。

學生退出或家長撤回同意時，先標記停止使用。再通知負責老師和協辦方。是否保留紀錄，按校方政策及責任核對。不要自行承諾立即刪除全部檔案。

交接前核對收件人姓名與職責。再確認電郵或平臺帳戶。羣組成員不一定有查看權。私人帳戶要先問保存位置。亦要問誰可查看及何時停止使用。用途未明時，先暫停傳送。

資料分成活動包與受限制資料包。活動包供參加者閱讀。受限制資料只交必要人員。可參考香港公司潛水團建活動瞭解服務範圍。但校內權限仍須自行核對。服務頁不取代學校的授權紀錄。

傳送時寫明版本日期與檔名。再列回覆方式和收件者。只需回覆收到，不重貼名單。發錯檔案便立即通知負責人。同時通知收件者停止轉發。記下通知時間與已採取的處理。

家長提交資料後，學校回覆已收到。訊息同時說明下一步用途。不要要求家長在公開留言區寫健康詳情。需要補充時，改用個別受控渠道。

校內可用權限表分出四類角色。包括主辦老師、行政聯絡、教練和緊急聯絡人。每人只接收完成工作的欄位。角色改變時，要同步更新接收範圍。

主辦老師核對點名及同意狀態。教練只取教學判斷所需資料。集合人員未必需要健康全文。分組表可用代號和必要提醒。不要順便轉交無關內容。每項查看權限按用途分開。

修訂紀錄只寫更新者、日期和欄位。不要把舊版敏感附件複製到共享位置。檔名可加活動代號和日期。待確認版本要清楚標示，並限制可查看的人。

名單改動後由一人發出新版本。舊版收回或限制查看。可參考香港海洋保育潛水團建釐清活動範圍。保育合作也要問資料用途。未確認接收者便暫停傳送。新舊版本不能同時當作有效名單。

通知家長時，說明收集哪些資料。再交代用途、接收者和聯絡人。活動取消或改期時，也要說明通知方法。不要用「一切資料」這類模糊字眼。

如有教練、船務或保育合作方，列出角色。也說明各方可接觸的資料範圍。安全簡報可參考香港學校公司潛水活動安全簡報。本文仍只處理資料流向。

活動安排變更時，向家長發出新版本。標示哪些資料或接收者有改動。不要只在羣組置頂舊公告。家長有疑問時，交由指定聯絡人跟進。

家長要求刪除、查閱或更正時，先記錄請求。再按校方程序交由負責人處理。涉及協辦方副本時，說明查詢對象。不要由個別老師自行答應。

活動後檢查仍須保留的資料。名單與同意狀態分開核對。事故紀錄另列負責人。未完行政事項交指定人員。不要讓每位老師各存一份。保留理由與版本都要寫清楚。

正式紀錄和臨時檔案要分開。先列出臨時名單及錯誤版本。再按學校政策處理它們。保留理由和責任人寫在清單。香港朋友潛水團成員角色怎樣分可作交接參考。

交接檢查要確認三件事。先看誰仍持有資料。再看哪個版本是最新。需要延伸規劃可參考香港潛水博客。實際政策仍按學校及合作方書面安排。

主辦人記下活動日期和資料狀態。待辦事項也放入同一份清單。再次舉辦時沿用欄位框架。不要直接沿用整份舊名單。重新確認需要更新的內容。